ISO9001质量记录管理指南

ISO9001质量记录管理指南

一、创建与维护记录

在ISO9001质量管理体系中，成文信息的控制是确保体系有效运行的关键要素之一。记录作为成文信息的一部分，提供了系统符合标准并高效运作的证据。为了确保这些记录的有效性，组织必须实施规范化的管理措施，保证所有必需的记录完整无缺，尤其是关键性的记录。

实践中，我们常常遇到企业在实际操作过程中未能及时记录的情况。这通常表现为事后补记、提前预测填写或完全忽视记录的保存。这类行为不仅违背了真实性原则，也浪费了资源，更可能在企业内部形成不良的工作风气，对质量管理体系造成损害。相反，发现并纠正体系运行中的问题是改进的机会，及时和准确地记录能够促进持续改进。

二、确保记录清晰可识别且易于检索

记录应当真实、精确、清晰且易于辨认。这意味着记录的内容应完整无误，字迹清晰，避免空白栏、错误修改、签名缺失或日期未填等不符合要求的情况出现。对于需要更正的信息，只能通过划线修正，并由责任者签署确认，严禁涂抹。

为了便于快速检索，记录需具备良好的标识性和有序性。每个记录都应赋予分类号和流水号，其中分类号代表部门或记录类型，流水号则表示记录的顺序。这样可以确保即使在同一天内产生多个记录，也能凭借其唯一编号轻松定位。

三、制定记录控制程序

编制一个有效的记录控制程序是建立质量管理体系文件的重要组成部分。此程序应涵盖以下方面：

标识：使用颜色编码或编号（如分类号和流水号）等方式确保记录易于识别。
存储：选择适当的载体（如纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体）来保存记录，并提供适宜的环境以防止损坏或丢失。
保护：设定防护和保管规则，确保记录的安全和完整性，特别是对于存于电子媒介上的记录要考虑到数据退化的问题。
检索：制定收集、编目、归档及查阅的流程，以确保记录易于查找。
保存期限：依据产品特性、法律法规以及合同条款确定合理的保存时间。
处置：规定超过保存期限后的记录如何处理，包括定期清理和统一销毁的机制。
 

通过遵循上述指导方针，组织可以确保其质量记录的管理和维护达到ISO9001标准的要求，进而支持质量管理体系的有效运行和持续改进。